KSeF, czyli wprowadzona przez Ministerstwo Finansów platforma umożliwia właścicielom firm wystawianie i otrzymywanie faktur za pośrednictwem Internetu. Platforma stanie się obowiązkowa etapami od lutego 2026 roku. Dowiedz się więcej w naszym przewodniku, gdzie wyjaśniamy zasady działania, kluczowe daty oraz korzyści i wyzwania związane z KSeF.

Czym dokładnie jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system, który rewolucjonizuje sposób wystawiania i obiegu faktur w Polsce. Umożliwia przedsiębiorcom automatyczne przesyłanie dokumentów do administracji skarbowej oraz odbieranie ich w formie elektronicznej. KSeF to odpowiedź na potrzebę uproszczenia procedur związanych z fakturowaniem, zmniejszenia ryzyka błędów oraz oszustw podatkowych, a także poprawy efektywności kontroli VAT w Polsce. Dzięki KSeF, faktury muszą być przesyłane w
ustrukturyzowanym formacie XML, co zapewnia pełną zgodność z przepisami prawa.

Podstawy prawne KSeF:

• Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076)
• Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81 83)
• Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598)
• Ustawa z dnia 9 maja 2024 r. zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od
  towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852)

Dlaczego podstawy prawne KSeF są istotne?

Znajomość aktualnych regulacji prawnych jest kluczowa dla każdego przedsiębiorcy, który musi przygotować się na obowiązek e-fakturowania. Przepisy te definiują nie tylko terminy wdrożenia, ale także techniczne wymogi dotyczące przesyłania faktur przez Krajowy System e-Faktur.

Porównanie z dotychczasowym systemem fakturowania

Co się zmienia w praktyce?

• KSeF eliminuje konieczność wysyłania faktur kontrahentowi – faktura staje się
  dostępna automatycznie po jej zatwierdzeniu w systemie.
• Obieg dokumentów jest automatyczny i nadzorowany centralnie, co skraca czas
  realizacji i ogranicza błędy.
• Firmy muszą dostosować swoje systemy księgowe lub korzystać z aplikacji
  udostępnionych przez Ministerstwo Finansów.

Kiedy KSeF staje się obowiązkowy?

Kluczowe daty

Zgodnie z aktualnym harmonogramem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów,
obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zostanie wprowadzony w
dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży brutto w 2024
  roku przekroczyła 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.

Kogo obejmuje obowiązek korzystania z KSeF?

• Czynnych podatników VAT – wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych jako
  podatnicy VAT czynni.
• Podatników zwolnionych z VAT – również tych korzystających ze zwolnienia
  podmiotowego lub przedmiotowego.
• Podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS,
  posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.

Obowiązek ten nie dotyczy sprzedaży na rzecz konsumentów (transakcje B2C) oraz
niektórych podmiotów zagranicznych, które nie posiadają siedziby ani stałego miejsca
prowadzenia działalności na terytorium Polski.

Oficjalne źródło informacji

Szczegółowe informacje oraz aktualności dotyczące KSeF dostępne są na oficjalnej
stronie Ministerstwa Finansów:

https://ksef.podatki.gov.pl/konsultacje/

Jak działa KSeF?

Wystawianie i odbieranie e-faktur

W KSeF faktury wystawiane są bezpośrednio w systemie lub za pomocą zintegrowanego
oprogramowania księgowego (np. systemów ERP, programów do fakturowania). Proces
wygląda następująco:

1. Przedsiębiorca generuje fakturę w formacie XML zgodnym z wymaganym
   schematem FA(2).
2. Faktura trafia do systemu KSeF – można to zrobić ręcznie (interfejs webowy) lub
   automatycznie przez API.
3. Po pozytywnej weryfikacji technicznej, faktura otrzymuje unikalny numer KSeF i
   staje się dostępna dla odbiorcy.
4. Odbiorca może pobrać e-fakturę z KSeF – również ręcznie lub automatycznie (np.
   przez swoje oprogramowanie).

Ważne: Data przesłania do KSeF = data wystawienia i otrzymania faktury.

Uwierzytelnianie w systemie

Aby korzystać z KSeF, użytkownik musi się odpowiednio uwierzytelnić. Obecnie system
umożliwia logowanie:

• Profilem zaufanym,
• Kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• Tokenem (danymi uwierzytelniającymi nadanymi przez KSeF),
• Certyfikatem wystawcy faktury (nowość od 2024 r. – dedykowane rozwiązanie do
  automatyzacji masowego wystawiania e-faktur).

Każdy użytkownik (firma, biuro rachunkowe, osoba fizyczna) musi mieć odpowiednie
uprawnienia nadane w systemie lub przez podatnika.

Format faktury ustrukturyzowanej

Faktura ustrukturyzowana w KSeF ma format XML i musi być zgodna ze wzorem
opublikowanym przez Ministerstwo Finansów (tzw. schemat FA(2)). Dokument zawiera
wszystkie obowiązkowe dane, a dodatkowo można go rozszerzyć o elementy
fakultatywne (np. oznaczenia wewnętrzne firmy).

Plik XML nie jest typową fakturą wizualną – aby ją odczytać w przejrzystej formie,
potrzebne jest narzędzie (np. przeglądarka faktur KSeF lub zintegrowany system
księgowy, który przekształca XML do formatu PDF lub HTML).

Jak przygotować firmę do KSeF?

Obowiązkowe fakturowanie przez KSeF zbliża się wielkimi krokami. Aby uniknąć
problemów technicznych, opóźnień w rozliczeniach i niezgodności z przepisami, firmy
powinny jak najszybciej rozpocząć przygotowania. Poniżej opisujemy, jak krok po kroku
wdrożyć KSeF w przedsiębiorstwie.

Krok po kroku

1. Zidentyfikuj obowiązek – sprawdź, od kiedy Twoja firma będzie musiała korzystać
   z KSeF (np. czy przekracza 200 mln zł sprzedaży rocznej – wtedy obowiązek od
   lutego 2026).
2. Przeanalizuj obieg faktur – jak obecnie wystawiasz i odbierasz faktury? Kto za to
   odpowiada? Gdzie są archiwizowane?
3. Wyznacz osobę odpowiedzialną za wdrożenie KSeF – najlepiej z działu
   księgowości lub IT.
4. Uzyskaj dostęp do środowiska testowego KSeF (sandbox) – pozwala przetestować
   integrację bez ryzyka.
5. Sprawdź, czy Twoi kontrahenci są gotowi na odbiór e-faktur w systemie KSeF.

Wybór oprogramowania (np. integracja z ERP)

Korzystanie z KSeF wymaga odpowiednich narzędzi – ręczne wystawianie faktur w
przeglądarce może być uciążliwe, zwłaszcza przy większej liczbie dokumentów.

• Jeśli korzystasz z systemu ERP (np. SAP, enova365, Comarch ERP, Symfonia),
  skontaktuj się z dostawcą i sprawdź:
  - Czy system obsługuje faktury ustrukturyzowane w formacie XML?
  - Czy oferuje integrację z KSeF przez API?
  - Jak wygląda autoryzacja użytkowników (np. certyfikaty, tokeny)?
• Firmy bez ERP mogą korzystać z komercyjnych aplikacji do fakturowania zgodnych
  z KSeF (np. ifirma.pl, FakturaXL, inFakt).
  

Szkolenia dla pracowników

Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiany techniczne – kluczowe jest przygotowanie
pracowników.

• Przeszkol osoby wystawiające faktury (np. handlowców, fakturzystki) z nowych
  procedur.
• Zorganizuj krótkie szkolenia lub webinary dla księgowości.
• Ustal nowe zasady archiwizacji, dostępu do faktur i ewentualnej korekty błędów w
  systemie KSeF.

Warto również przygotować wewnętrzną instrukcję obsługi KSeF i udostępnić ją
zespołowi w formie PDF lub w intranecie.

Korzyści i wyzwania związane z KSeF - tabela

Najczęstsze pytania o KSeF (FAQ)

• Czy trzeba mieć specjalne oprogramowanie do KSeF?

Nie jest to obowiązkowe, ale korzystanie z dedykowanego oprogramowania (np. ERP z
integracją KSeF) znacznie ułatwia codzienną pracę. Ministerstwo Finansów udostępnia
też darmowy interfejs w przeglądarce, ale jest on mało wydajny przy dużej liczbie
faktur.

• Czy mikroprzedsiębiorcy też muszą korzystać z KSeF?

Tak, KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT, niezależnie
od wielkości firmy, w tym dla JDG, spółek cywilnych i fundacji prowadzących
działalność gospodarczą.

• Co się stanie, jeśli nie wystawię faktury przez KSeF?

Po wejściu obowiązku, faktura wystawiona poza systemem KSeF nie będzie uznawana
za fakturę VAT, co oznacza brak prawa do odliczenia podatku i możliwe sankcje
finansowe.

• Czy można wystawiać faktury offline?

Tak, ale tylko w przypadku awarii KSeF lub braku dostępu do Internetu – wtedy
fakturę należy przesłać do systemu w terminie określonym przez przepisy (obecnie do 7
dni).

• Czy trzeba mieć podpis elektroniczny?